Standard für alles, was jeder braucht, Eigenbau für das, was nur Sie so machen. Die Frage nach Individualsoftware oder Standardsoftware wird meist als Kostenfrage gestellt, tatsächlich ist sie eine strategische. Sie entscheidet darüber, ob Sie Ihre Abläufe an eine Software anpassen oder umgekehrt.
Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist
Standardsoftware passt bei allem, was in jedem Unternehmen gleich aussieht, also bei Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zeiterfassung und E-Mail. Hier gibt es keinen Wettbewerbsvorteil zu holen, und der Markt hat die Lösung besser durchdacht, als ein Einzelprojekt es könnte. Dazu kommen drei praktische Vorteile: Der Anbieter pflegt gesetzliche Änderungen ein, es gibt Schulungsmaterial, und beim Personalwechsel finden Sie Leute, die das System bereits kennen.
Wann sich Individualsoftware rechnet
Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn der Ablauf selbst Ihr Vorteil ist. Das gilt etwa für eine Fertigungssteuerung, die auf Ihre Maschinenkombination zugeschnitten ist, oder für einen Konfigurator, der genau Ihre Varianten abbildet. Solche Abläufe in ein Standardprodukt zu pressen, kostet den Vorteil. Der zweite Fall ist ein fehlendes Produkt am Markt, was in Nischen häufiger vorkommt, als der Softwaremarkt vermuten lässt. Der dritte Fall wird unterschätzt. Wenn drei Standardsysteme zusammen das Problem lösen würden, aber nur über eine Zwischenschicht, dann ist diese Zwischenschicht die Individualsoftware, und sie bleibt klein.
Für die Zuordnung genügt in den meisten Fällen eine einzige Frage, nämlich ob dieser Ablauf ein Grund dafür ist, dass Kunden bei Ihnen kaufen. Wenn ja, gehört er nicht in ein Standardprodukt. Wenn nein, gehört er nicht in ein Eigenprojekt. Diese Frage sortiert die meisten Fälle in wenigen Minuten und verhindert die häufigste Fehlinvestition, eine aufwendig gebaute Lösung für etwas, das am Markt niemand bemerkt.
Standardsoftware erweitern als dritter Weg
In der Praxis fällt die Antwort selten eindeutig aus. Ein Standardsystem bildet die Basis und wird um eine eigene Anwendung für den Teil ergänzt, der besonders ist, verbunden über eine Schnittstelle. Der Standardteil bleibt damit aktualisierbar, der Eigenanteil bleibt klein und wartbar. Voraussetzung sind eine belastbare Schnittstelle und die Klärung, wer welches Datenfeld führt. Mehr dazu im Beitrag Schnittstellen planen.
Warum die Entscheidung im Mittelstand oft falsch fällt
Die häufigste Ursache ist die Anpassungsfalle. Ein Standardsystem wird gekauft und anschließend so weit angepasst, dass es die Vorteile eines Standards verliert. Updates werden zum Projekt, der Anbietersupport greift nicht mehr, und niemand weiß, welche Anpassung wofür gebaut wurde. Als Faustregel gilt, dass Anpassungen über Konfiguration unproblematisch sind, während Programmierung im Kern eine Entscheidung gegen den Standard darstellt, die nur selten jemand so nennt.
Das zweite Muster ist der Eigenbau aus Preisgründen. Eine selbst gebaute Lösung ist bei der Anschaffung günstiger und über fünf Jahre fast immer teurer, weil Wartung, Weiterentwicklung und Wissenserhalt bei Ihnen bleiben. Wie diese Rechnung aussieht, steht im Beitrag Total Cost of Ownership berechnen.
Softwareauswahl im Mittelstand als Teil der Digitalisierungsstrategie
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH gehört die Softwareauswahl zur digitalen Grundlage und zum vernetzten Betrieb, also zu den Stufen 1 und 2. Sie ist damit eine der ersten Festlegungen und keine späte Detailfrage. Dafür muss der Ablauf beschrieben sein, bevor er eingekauft wird. Wer eine Software auswählt, um damit herauszufinden, wie er arbeiten will, hat die Reihenfolge getauscht. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Für den Einstieg reichen drei Schritte.
1. Abläufe sortieren. Trennen Sie, was branchenüblich ist, von dem, was Ihre eigene Art zu arbeiten ausmacht. Zwei Spalten genügen.
2. Markt prüfen. Für die branchenüblichen Abläufe klären Sie, ob es ein Produkt gibt, das ohne Programmierung passt.
3. Eigenanteil begrenzen. Für den Rest suchen Sie den kleinsten eigenen Baustein, der reicht, also das fehlende Stück und keine vollständige Neuentwicklung.
Das lässt sich ohne externe Hilfe erledigen. Die Dögel GmbH entwickelt Individualsoftware, Apps und Weblösungen und bewertet in der DOpE-Analyse zuerst, welche Abläufe überhaupt eine eigene Lösung verdienen. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Fragen Sie uns. Und wenn ein Standardprodukt Ihre Aufgabe besser löst als alles, was wir bauen könnten, sagen wir Ihnen das ebenso.
Redaktion Dögel GmbH