Bei Software und Anlagen ist die Anschaffung über fünf Jahre selten der größte Kostenblock, aber der einzige, der im Angebot steht. Was Total Cost of Ownership bedeutet, steht im Glossar unter Total Cost of Ownership. Hier geht es um die Rechnung selbst, also um die fünf Blöcke, die dazugehören, und um die Posten, die regelmäßig fehlen.
Die fünf Kostenblöcke einer TCO-Rechnung
Die Formel lautet TCO = Anschaffung + Einführung + (Betrieb × Jahre) + Anpassung + Ausstieg.
Anschaffung. Kaufpreis oder Erstlizenz. Bei Hardware zusätzlich Fracht, Zoll, Steuern und Aufbau.
Einführung. Integration in vorhandene Systeme, Datenmigration, Schulung, Parallelbetrieb während der Umstellung.
Betrieb. Wartung, Lizenzen, Aktualisierungen, Energie sowie der interne Personalaufwand für Administration und Anwenderbetreuung.
Anpassung. Änderungen an Prozessen, neue Anforderungen, Erweiterungen. Bei einem System, das fünf Jahre laufen soll, sicher nicht null.
Ausstieg. Datenexport, Migration in ein Folgesystem, Aufbewahrungspflichten für Altdaten.
Die Posten, die fast immer fehlen
Interne Arbeitszeit. Die Stunden Ihrer eigenen Leute für Auswahl, Test, Datenpflege und Einarbeitung. Sie erscheinen auf keiner Rechnung und sind bei Softwareprojekten häufig der größte Einzelposten.
Parallelbetrieb. Während der Umstellung laufen zwei Systeme, und beide kosten. Bei einer Migration über sechs Monate ist das ein halbes Jahr doppelte Lizenzkosten.
Schulung bei Personalwechsel. Einmal einführen genügt nicht. Jede Neubesetzung braucht Einarbeitung, und zwar als laufender Posten über die gesamte Nutzungsdauer.
Ausstiegskosten. Sie fallen am weitesten in der Zukunft an und werden deshalb am liebsten übersehen. Sie entscheiden aber darüber, wie frei Sie in fünf Jahren sind.
Die Nutzungsdauer als entscheidende Annahme
Eine TCO-Rechnung ohne Zeitraum ist keine Rechnung, und dieser Zeitraum bleibt eine Annahme. Fünf Jahre sind bei Unternehmenssoftware ein üblicher Ansatz. Bei Technik mit schnellen Zyklen wie der Robotik mit ihren fallenden Hardwarepreisen ist ein kürzerer Horizont realistischer, weil vorher ein Nachfolger sinnvoll wird. Wer über zehn Jahre rechnet, um eine Anschaffung tragfähig zu machen, rechnet sich das Ergebnis herbei. Zwei Angebote sind nur vergleichbar, wenn beide über denselben Zeitraum und mit denselben Blöcken gerechnet sind. Diese Vorgabe gehört bereits in die Anfrage und nicht erst in die Auswertung.
Warum TCO-Vergleiche im Mittelstand trotzdem schiefgehen
Meist fehlt der Nutzen. TCO ist eine Kostenrechnung und sagt, was etwas kostet, nicht was es bringt. Das günstigste System ist nicht das wirtschaftlichste, wenn es die Aufgabe schlechter löst. Sinnvoll wird die Zahl deshalb erst im Verhältnis: Kosten je Vorgang, je Nutzer, je gesparter Stunde. Ein System, das doppelt so viel kostet und die dreifache Menge bewältigt, ist das günstigere. Dazu gehört eine Mengenannahme, die auch bei doppeltem Volumen noch trägt, denn Lizenzmodelle mit Staffelpreisen kippen genau dort.
Bei Robotik-Investitionen kommt die Auslastung als eigene Größe dazu. Die Rechnung dazu steht im Beitrag Was kostet ein humanoider Roboter?, die Mietalternative im Beitrag Robot as a Service. Im DOpE-Verfahren der Dögel GmbH ist die Wirtschaftlichkeit das Sortierkriterium für alle Maßnahmen. Gereiht wird nach dem Hebel, und ohne belastbare Vollkosten je Maßnahme ist diese Reihung geraten. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung gehört deshalb vor die Bestellung. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Die ersten drei Schritte zur TCO-Rechnung
Legen Sie zuerst den Zeitraum fest, drei, fünf oder sieben Jahre, und für alle Angebote denselben. Schätzen Sie anschließend die internen Stunden für Auswahl, Einführung und Betrieb je Jahr. Eine grobe Schätzung schlägt eine fehlende Zahl. Rechnen Sie zuletzt den Ausstieg mit. Wer nicht beantworten kann, was es kostet, das System zu verlassen, kauft eine Bindung.
Dafür brauchen Sie keinen Partner. Soll es systematisch laufen, gibt es das als DOpE-Analyse mit einem Aufgaben-Katalog, der je Maßnahme eine Aufwandsschätzung enthält und nach Wirtschaftlichkeit sortiert ist. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Fragen Sie uns. Und wenn Ihr vorhandenes System die günstigere Antwort bleibt, sagen wir Ihnen das ebenso.
Redaktion Dögel GmbH