Bei Software und Anlagen ist die Anschaffung über fünf Jahre selten der größte Kostenblock, aber der einzige, der im Angebot steht. Was Total Cost of Ownership bedeutet, steht im Glossar unter Total Cost of Ownership. Hier geht es um die Rechnung: welche fünf Blöcke dazugehören und welche Posten regelmäßig fehlen.
Die fünf Kostenblöcke einer TCO-Rechnung
TCO = Anschaffung + Einführung + (Betrieb × Jahre) + Anpassung + Ausstieg
Anschaffung. Kaufpreis oder Erstlizenz. Bei Hardware zusätzlich Fracht, Zoll, Steuern und Aufbau.
Einführung. Integration in vorhandene Systeme, Datenmigration, Schulung, Parallelbetrieb während der Umstellung.
Betrieb. Wartung, Lizenzen, Aktualisierungen, Energie, und der interne Personalaufwand für Administration und Anwenderbetreuung.
Anpassung. Änderungen an Prozessen, neue Anforderungen, Erweiterungen. Bei einem System, das fünf Jahre laufen soll, sicher nicht null.
Ausstieg. Datenexport, Migration in ein Folgesystem, Aufbewahrungspflichten für Altdaten.
Die Posten, die fast immer fehlen
Interne Arbeitszeit. Die Stunden Ihrer eigenen Leute für Auswahl, Test, Datenpflege und Einarbeitung. Sie erscheinen auf keiner Rechnung und sind bei Softwareprojekten häufig der größte Einzelposten.
Parallelbetrieb. Während der Umstellung laufen zwei Systeme, und beide kosten. Bei einer Migration über sechs Monate ist das ein halbes Jahr doppelte Lizenzkosten.
Schulung bei Personalwechsel. Einmal einführen genügt nicht. Jede Neubesetzung braucht Einarbeitung, also ein laufender Posten und kein einmaliger.
Ausstiegskosten. Sie fallen am weitesten in der Zukunft an und werden deshalb am liebsten übersehen. Genau sie entscheiden aber, wie frei Sie in fünf Jahren sind.
Die Annahme, die alles bestimmt: die Nutzungsdauer
Eine TCO-Rechnung ohne Zeitraum ist keine Rechnung. Und der Zeitraum ist eine Annahme, keine Tatsache.
Fünf Jahre sind bei Unternehmenssoftware ein üblicher Ansatz. Bei Technik mit schnellen Zyklen, etwa Robotik mit fallenden Hardwarepreisen, ist ein kürzerer Horizont realistischer, weil vorher ein Nachfolger sinnvoll wird. Wer über zehn Jahre rechnet, um eine Anschaffung tragfähig zu machen, rechnet sich das Ergebnis herbei.
Zwei Angebote sind nur vergleichbar, wenn beide über denselben Zeitraum und mit denselben Blöcken gerechnet sind. Diese Vorgabe gehört in die Anfrage, nicht in die Auswertung.
Warum TCO-Vergleiche im Mittelstand trotzdem schiefgehen
Weil der Nutzen fehlt. TCO ist eine Kostenrechnung, sie sagt, was etwas kostet, nicht was es bringt. Das günstigste System ist nicht das wirtschaftlichste, wenn es die Aufgabe schlechter löst.
Sinnvoll wird die Zahl deshalb erst im Verhältnis: Kosten je Vorgang, je Nutzer, je gesparter Stunde. Erst dieser Bezug macht zwei Angebote wirklich vergleichbar: Ein System, das doppelt so viel kostet und die dreifache Menge bewältigt, ist das günstigere. Und mit einer Mengenannahme, die auch bei doppeltem Volumen noch trägt, denn Lizenzmodelle mit Staffelpreisen kippen genau dort.
Bei Robotik-Investitionen kommt die Auslastung als eigene Größe dazu. Die Rechnung dazu steht im Beitrag Was kostet ein humanoider Roboter?, die Mietalternative im Beitrag Robot as a Service.
TCO in der Digitalisierungsstrategie: Grundlage jeder Priorisierung
Im DOpE-Verfahren der Dögel GmbH ist die Wirtschaftlichkeit das Sortierkriterium: Maßnahmen kommen nicht nach Wunsch, sondern nach Hebel. Ohne belastbare Vollkosten je Maßnahme ist diese Sortierung geraten.
Deshalb steht die Wirtschaftlichkeitsrechnung vor der Bestellung und nicht danach. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
TCO berechnen: die ersten drei Schritte
1. Zeitraum festlegen. Drei, fünf oder sieben Jahre, und für alle Angebote derselbe.
2. Interne Stunden schätzen. Auswahl, Einführung, Betrieb je Jahr. Eine grobe Schätzung schlägt eine fehlende Zahl.
3. Ausstieg mitrechnen. Was kostet es, das System zu verlassen? Wer das nicht beantworten kann, kauft eine Bindung.
Diese drei Schritte lassen sich selbst gehen. Wer es strukturiert will, bekommt es als DOpE-Analyse: ein Aufgaben-Katalog mit Aufwandsschätzung je Maßnahme, nach Wirtschaftlichkeit sortiert. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn Ihr vorhandenes System die günstigere Antwort bleibt.
Redaktion Dögel GmbH