Migrieren Sie Prozesse und nicht Datenbanken. Ein Altsystem abzulösen scheitert selten an der neuen Software und fast immer an dem, was am alten hängt, also an Auswertungen, Sonderfällen und Daten, die niemand mehr erklären kann. Dieser Beitrag ordnet die Reihenfolge.
Die vier Ablösestrategien im Überblick
Stichtagsumstellung. Am Tag X wird abgeschaltet und umgestellt. Das ist schnell und günstig, wenn der Umfang klein ist, und ohne Rückweg, wenn etwas fehlt.
Stufenweise Ablösung. Modul für Modul, Bereich für Bereich. Der Regelfall im Mittelstand, weil das Tagesgeschäft weiterlaufen muss.
Parallelbetrieb. Beide Systeme laufen eine Zeit gleichzeitig, die Ergebnisse werden verglichen. Sicher, aber teuer und aufwendig in der doppelten Erfassung.
Kapselung. Das Altsystem bleibt zunächst stehen, bekommt aber eine Schnittstelle und wird von außen schrittweise ersetzt. Sinnvoll, wenn ein System fachlich unersetzlich, technisch aber am Ende ist.
Die Wahl folgt dem Risiko. Je teurer ein Fehler am Umstellungstag ist, desto stufenweiser sollte die Ablösung ausfallen. Sie folgt außerdem dem Kalender, denn eine Umstellung mitten im Jahresabschluss oder in der Hochsaison verschiebt man, auch wenn die Software fertig wäre.
Die Datenmigration aus dem Altsystem
Die Übernahme der Daten ist vor allem eine fachliche Aufräumaktion. In jedem gewachsenen Bestand liegen Dubletten, Karteileichen, Felder mit zweckentfremdeter Nutzung und Datensätze, die nur wegen eines Fehlers von 2014 existieren. Drei Entscheidungen gehören deshalb vor die Migration. Übernommen wird selten alles, häufig genügen die aktiven Datensätze plus die letzten drei Jahre Historie. Die Bereinigung übernimmt die Fachabteilung, weil dort die Regeln bekannt sind und nicht in der IT. Für alles mit Aufbewahrungspflicht braucht es einen lesbaren Ort, aber kein laufendes Altsystem.
Der Fehler, der Ablöseprojekte am längsten aufhält
Das Altsystem wird weiterbetrieben, „nur für den Notfall“. Aus dem Notfall wird ein Dauerzustand mit zwei Systemen, zwei Lizenzen und zwei Wahrheiten, und die Mitarbeitenden sehen im Zweifel im alten System nach. Der Ausweg ist ein Nur-Lese-Archiv mit festem Abschaltdatum für das Altsystem. Ein Export in ein Format, das ohne die alte Anwendung lesbar ist, erfüllt Aufbewahrungspflichten und beendet den Parallelzustand.
Der zweite Klassiker ist die eine Auswertung, die nur das Altsystem kann. Sie taucht regelmäßig erst nach der Umstellung auf, weil sie eine Person einmal im Quartal zieht. Deshalb gehört in die Vorbereitung eine Liste aller Berichte samt Empfänger, auch der informellen.
Warum Ablöseprojekte im Mittelstand steckenbleiben
Meist liegt es an der Reihenfolge. Wird zuerst die neue Software ausgewählt, bestimmt deren Aufbau, wie künftig gearbeitet wird, und die vorhandenen Sonderfälle werden zu Änderungsanforderungen. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg, also zuerst den Soll-Ablauf festlegen und die Software danach auswählen. Was dazu gehört, steht im Beitrag Workflow modellieren, und die Frage nach Standard oder Eigenbau im Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware.
Altsystem migrieren als Teil der Digitalisierungsstrategie
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH ist eine Ablösung ein Eingriff in die digitale Grundlage und den vernetzten Betrieb, also in die Stufen 1 und 2. Sie ist damit der Moment, in dem sich Datenqualität und Prozessklarheit entscheiden. Deshalb lohnt sie sich doppelt, denn die Bereinigung, die eine Migration erzwingt, hätte man ohnehin gebraucht. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Für die Vorbereitung reichen drei Schritte.
1. Berichte inventarisieren. Halten Sie fest, welche Auswertungen wer wie oft und wofür zieht. Diese Liste ist die häufigste Lücke.
2. Datenumfang festlegen. Was wird übernommen, was bereinigt, was archiviert, jeweils mit Verantwortlichen je Datenbereich.
3. Abschaltdatum setzen. Für das Altsystem, verbindlich, mit dem Archiv als Ersatz. Ohne Datum endet der Parallelbetrieb nicht.
Dafür brauchen Sie keinen Partner. Die Dögel GmbH begleitet Ablösungen und Migrationen und bewertet in der DOpE-Analyse, welche Systeme zuerst dran sind. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn Ihr Altsystem noch ein paar Jahre trägt und eine Kapselung genügt.
Redaktion Dögel GmbH