Eine Tabelle mit drei Bearbeitern ist eine Datenbank ohne Regeln. Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, solange eine Tabelle nicht zum Geschäftsprozess wird. Dieser Beitrag beschreibt die Signale, ab wann eine Webanwendung günstiger ist als das Weiterbasteln.
Fünf Signale, dass Excel an die Grenze kommt
Mehrere Bearbeiter gleichzeitig. Sobald zwei Leute dieselbe Datei brauchen, entstehen Versionen, oder es wartet jemand.
Versionen im Dateinamen. „final_v3_neu_JH.xlsx“ zeigt ein fehlendes System an.
Makros, die eine Person gebaut hat. Sie funktionieren, bis diese Person das Unternehmen verlässt.
Personenabhängigkeit. Wenn nur eine Person weiß, welche Spalte wie gepflegt wird, ist die Tabelle ein Risiko.
Nachweispflicht. Wo dokumentiert werden muss, wer wann was geändert hat, reicht eine Datei nicht. Excel kennt keinen belastbaren Änderungsverlauf.
Zwei dieser Signale sind normal. Vier davon sind ein Kostenfaktor, der nur nicht auf einer Rechnung steht.
Webanwendung statt Excel im Vergleich
Gleichzeitiges Arbeiten ohne Versionskonflikt, weil die Daten zentral liegen und nicht in einer einzelnen Datei.
Rechte. Wer sehen, ändern und freigeben darf, lässt sich sauber festlegen. In Excel ist das kaum durchsetzbar.
Prüfregeln bei der Eingabe. Pflichtfelder, Wertebereiche und Plausibilität sorgen dafür, dass viele Fehler gar nicht erst entstehen.
Änderungsverlauf. Die Anwendung schreibt automatisch mit, wer wann welchen Wert geändert hat.
Anbindung. Daten aus ERP oder CRM landen automatisch in der Anwendung statt per Export und Import.
Zur Ehrlichkeit gehört die Gegenrichtung. Für einmalige Auswertungen, schnelle Rechenmodelle und das Ausprobieren einer Idee ist Excel unschlagbar, und nichts beantwortet eine einmalige Frage schneller. Die Grenze verläuft weniger bei der Komplexität einer Tabelle als bei ihrer Wiederholung. Eine Tabelle, die jeden Monat gleich befüllt wird, ist ein Prozess. Eine Tabelle, die eine einmalige Frage beantwortet, bleibt eine Tabelle.
Der Zwischenschritt, der oft genügt
Nicht jede Excel-Ablösung braucht eine Eigenentwicklung. Für Formulare, Genehmigungen und einfache Erfassungen erreichen No-Code-Werkzeuge das Ziel in Tagen statt Wochen, mit klaren Grenzen, die im Beitrag No-Code und Low-Code beschrieben sind. Ein solcher Zwischenschritt hat einen zweiten Nutzen, denn er zeigt in kurzer Zeit, welche Felder und Regeln wirklich gebraucht werden. Das ist die beste Grundlage für eine spätere, dauerhafte Lösung.
Warum Excel-Ablösungen scheitern
Weil die Tabelle nie nur eine Tabelle war. In den Formeln stecken Entscheidungsregeln, die niemand aufgeschrieben hat, und in den Spaltenüberschriften Begriffe, die im Haus zwei Bedeutungen haben. Wer die Datei eins zu eins in eine Anwendung überträgt, überträgt auch die Notlösungen. Sinnvoller ist es, aus der Tabelle den Ablauf zu rekonstruieren, also Auslöser, Schritte, Entscheidungen und Ergebnis, und genau diesen Ablauf zu bauen. Wie das geht, steht im Beitrag Workflow modellieren.
Excel ablösen als Teil der Digitalisierungsstrategie
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH ist eine solche Ablösung typische Arbeit an der Stufe 1, der digitalen Grundlage. Aus einer Datei wird eine strukturierte, gemeinsam nutzbare Datenbasis. Das macht sie so wirksam, denn viele KI- und Automatisierungsvorhaben scheitern daran, dass die Daten in Tabellen auf Laufwerken liegen, und nur selten an der Technik. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Für den Einstieg reichen drei Schritte.
1. Die kritischen Tabellen finden. Gesucht sind die Dateien, die ein Problem verursachen würden, wenn sie morgen fehlen oder falsch wären.
2. Regeln herausschreiben. Jede Formel, die eine Entscheidung trifft, in einen Satz. Dieser Schritt ist der eigentliche Aufwand und schon für sich wertvoll.
3. Klein anfangen. Eine Tabelle, eine Anwendung, eine Abteilung. Erst wenn das trägt, folgt die nächste.
Das können Sie intern übernehmen. Die Dögel GmbH entwickelt Weblösungen und Individualsoftware und bewertet in der DOpE-Analyse, welche Tabellen zuerst dran sind. Mehr zum Verfahren steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Melden Sie sich bei uns. Und wenn Ihre Tabelle gut genug ist und keine Ablösung braucht, sagen wir Ihnen das ebenso.
Redaktion Dögel GmbH