Ein Digitalisierungsprojekt beginnt bei der Dögel GmbH mit einer Problem-Landkarte und nicht mit einem Werkzeug. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf aus Kundensicht, also was in welcher Phase passiert, was Sie an festen Ergebnissen bekommen und was wir von Ihnen brauchen.
Phase 1, Analyse und Strategie
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Wir sehen uns die Kernprozesse an, sprechen mit den Menschen, die sie täglich ausführen, und prüfen die Systemlandschaft dahinter. Das Ergebnis sind zwei Dokumente: eine Problem-Landkarte, die die Schwachstellen sichtbar macht, und ein Fahrplan, der die Maßnahmen nach Wirtschaftlichkeit sortiert. Maßgeblich ist dabei der Hebel einer Maßnahme und nicht das Dringlichkeitsgefühl. Der wichtigste Teil dieser Phase ist unbequem, denn häufig zeigt die Landkarte, dass die gewünschte Maßnahme eine Stufe zu hoch ansetzt. Dann wird der Fahrplan anders, als er gedacht war.
Phase 2, Umsetzung und Optimierung
Gearbeitet wird an den obersten Punkten des Fahrplans und nicht an allen gleichzeitig. Typisch sind Systeme verbinden, manuelle Übergaben entfernen, Abläufe automatisieren und Kennzahlen messbar machen. Dabei kommt es auf den Zuschnitt an. Kleine, abgeschlossene Maßnahmen mit sichtbarem Ergebnis halten die Belastung für Ihr Tagesgeschäft niedrig und machen Fortschritt früh sichtbar, anders als ein Großprojekt, das erst am Ende liefert. Jede Maßnahme bekommt vorab eine Kennzahl, an der sich ihr Erfolg ablesen lässt, etwa Bearbeitungsminuten, Durchlaufzeit oder Fehlerquote. Ohne diese Festlegung wäre am Ende nicht entscheidbar, ob sich der Aufwand gelohnt hat.
Phase 3 und 4, Befähigung und fortlaufende Innovation
Eine Verbesserung, die von außen getragen wird, verschwindet mit dem externen Partner. Deshalb geht es in Phase 3 um Wissen im Haus: Schulungen, einheitliche Standards und ein internes Kompetenzzentrum, das die Themen weiterträgt. Das ist der Teil, den Beratungen gern überspringen, und für uns ist er das Ziel. Sie sollen den Prozess auch dann fortsetzen können, wenn wir nicht dabei sind.
Digitalisierung hat kein Enddatum. In Phase 4 beobachten wir Potenziale und Technologietrends, bewerten sie für Ihren Betrieb und speisen die tragfähigen zurück in den Fahrplan. Danach beginnt Phase 1 erneut, mit einer aktualisierten Ausgangslage. Das ist der Kreislauf, der dem DOpE-Verfahren seinen Namen gibt. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Feste Ergebnisse und was wir von Ihnen brauchen
DOpE Scorecard, monatlich. Fortschritt, umgesetzte Maßnahmen und Wirtschaftlichkeit auf einem Blatt.
Aufgaben-Katalog, laufend gepflegt. Alle Maßnahmen, nach Wirtschaftlichkeit sortiert, mit Aufwandsschätzung.
Quartals-Gespräch. Strategischer Abgleich und Neupriorisierung des Fahrplans.
Wissensdatenbank. Zentrale Dokumentation aller Abläufe, Entscheidungen und Standards.
Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Eine dokumentierte Entscheidung ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der eine Verbesserung behält, und einem, der sie beim nächsten Personalwechsel verliert.
Von Ihnen brauchen wir Prozessverantwortliche mit Zeit, also nicht in Vollzeit, aber ansprechbar. Wer die Abläufe kennt, muss erreichbar sein, sonst wird aus der Problem-Landkarte eine Vermutungs-Landkarte. Dazu kommt der Zugang zu Systemen und Daten, denn ohne Einblick lässt sich weder priorisieren noch messen. Und es braucht die Bereitschaft, Prozesse zu ändern. Ein bestehender Ablauf, der eins zu eins digitalisiert wird, ist danach ein digitaler umständlicher Ablauf.
Wann ein Digitalisierungsprojekt das bessere Format ist
Für eine klar umrissene, einmalige Aufgabe wie eine Migration, eine Schnittstelle oder eine Ablösung ist ein klassisches Projekt mit Anfang und Ende das passende Format. Auch das machen wir, und wir sagen es Ihnen, wenn es so ist. Der fortlaufende Prozess lohnt sich dort, wo Digitalisierung eine Daueraufgabe ist und kein abgrenzbarer Auftrag.
Der Einstieg ist ein Gespräch, in dem wir Ihre Ausgangslage grob einordnen. Meist genügt eine Stunde, um zu klären, auf welcher Stufe Sie stehen und ob unser Verfahren zu Ihrer Situation passt. Was das Verfahren insgesamt umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Auch das gehört zur Beratung: Wir sagen Ihnen, wenn Ihre Grundlage schon trägt und die nächste Investition woanders mehr bewirkt.
Redaktion Dögel GmbH