Modellieren Sie den Ablauf, den Sie haben wollen, nicht den, den Sie haben. Was ein Workflow ist, steht im Glossar unter Workflow. Hier geht es um die Modellierung: welche sechs Elemente ein automatisierbarer Workflow braucht, wo die Ausnahmen hingehören und woran Modellierungsprojekte hängen bleiben.
Die sechs Elemente eines automatisierbaren Workflows
Auslöser. Ein Ereignis, kein Zustand. „Eine Rechnung geht ein“ ist ein Auslöser, „Rechnungen sind da“ nicht.
Schritte. Die Tätigkeiten in ihrer Reihenfolge, jede mit einem eindeutigen Ergebnis.
Entscheidungen. Jede Verzweigung braucht eine Regel, die ohne Nachfrage anwendbar ist. „Nach Ermessen“ ist keine Regel.
Rollen. Wer führt aus, wer entscheidet, wer wird nur informiert? Personen ändern sich, Rollen bleiben.
Fristen. Wie lange darf ein Schritt dauern, bevor etwas passiert?
Eskalation. Was passiert nach Ablauf der Frist? Ohne diese Angabe bleibt der Vorgang liegen, und niemand erfährt davon.
Die letzten drei fehlen in fast jeder vorhandenen Prozessbeschreibung. Genau sie machen aus einer Beschreibung einen Workflow.
Erst den Normalfall, dann die Ausnahmen
Der Regelweg zuerst: der Verlauf, den achtzig Prozent der Vorgänge nehmen. Er wird vollständig modelliert und automatisiert.
Erst danach kommen die Ausnahmen, und die richtige Behandlung ist meist nicht, sie ebenfalls abzubilden, sondern sie sauber an einen Menschen zu übergeben. Ein Workflow mit zwölf Sonderwegen ist ein Regelwerk, das niemand mehr ändern will.
Wie sich das auf die Wirtschaftlichkeit auswirkt, steht im Beitrag Prozesse automatisieren.
Notation: warum ein gemeinsames Format hilft
Für die Darstellung hat sich BPMN durchgesetzt. Der Vorteil ist nicht die Schönheit der Diagramme, sondern die Eindeutigkeit: Ein Ereignis, eine Aufgabe und eine Verzweigung sehen bei allen gleich aus, und viele Workflow-Werkzeuge können solche Modelle direkt einlesen.
Für den Anfang genügt eine Teilmenge: Start, Aufgabe, Verzweigung, Ende, Rolle. Wer mit dreißig Symbolen beginnt, produziert Diagramme, die niemand liest.
Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Modelle an einer Stelle liegen und einen Verantwortlichen haben. Ein Diagramm auf dem Laufwerk einer Abteilung ist nach einem Jahr überholt, ohne dass es jemandem auffällt, und ein überholtes Modell ist schlechter als keines, weil es Vertrauen genießt, das es nicht verdient.
Warum Modellierungsprojekte im Mittelstand hängen bleiben
Am Ist-Zustand. Wird der heutige Ablauf samt aller Umwege dokumentiert, entsteht ein Modell, das die Notlösungen der letzten zehn Jahre verewigt, etwa den Zwischenschritt, der nur existiert, weil zwei Systeme nicht miteinander sprechen.
Der Ausweg ist eine Trennung: Der Ist-Ablauf wird aufgenommen, um die Schwachstellen zu finden. Modelliert und automatisiert wird der Soll-Ablauf.
Das zweite Muster ist die fehlende Entscheidungsregel. Ein Workflow bleibt an jeder Verzweigung stehen, deren Regel nicht formuliert ist, und die Formulierung ist eine fachliche Entscheidung, die niemand aus der IT treffen kann.
Workflows in der Digitalisierungsstrategie: Stufe 2 im DOpE-Modell
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH gehören Workflows zur Stufe 2, dem vernetzten Betrieb. Darunter liegt die digitale Grundlage mit dokumentierten, standardisierten Prozessen.
Und das ist der Grund, warum die Modellierung selbst schon Wert schafft, auch ohne Werkzeug: Sie erzwingt Entscheidungen, die im Alltag offengeblieben sind. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Workflow modellieren: die ersten drei Schritte
1. Einen Vorgang wählen. Häufig, klar begrenzt, mit sichtbarem Ärgernis. Nicht den komplexesten zuerst.
2. Regelweg aufzeichnen. Auf einer Seite, mit den sechs Elementen von oben. Ausnahmen nur listen, nicht zeichnen.
3. Entscheidungsregeln formulieren. Für jede Verzweigung ein Satz, der ohne Rückfrage anwendbar ist. Dieser Schritt ist der eigentliche Aufwand und der eigentliche Nutzen.
Diese drei Schritte lassen sich selbst gehen. Wer es strukturiert will, bekommt es als DOpE-Analyse: eine Problem-Landkarte und ein nach Wirtschaftlichkeit priorisierter Fahrplan. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein Ablauf so selten vorkommt, dass sich die Modellierung nicht lohnt.
Redaktion Dögel GmbH