Prozesse automatisieren lohnt sich nicht überall. Ob eine Automatisierung Geld spart oder Geld kostet, entscheidet sich an vier Größen und daran, ob der Prozess darunter stabil ist. Was der Begriff genau bedeutet, steht im Glossar unter Automatisierung. Um die Entscheidung davor geht es hier, also darum, welche Vorgänge sich eignen, welche nicht und woran Projekte im Mittelstand regelmäßig scheitern.
Arten der Prozessautomatisierung im Überblick
Workflow-Automatisierung. Regelbasierte Abläufe innerhalb eines Systems, etwa Freigaben, Erinnerungen, Statuswechsel und Eskalationen. Schnell umgesetzt, geringer Pflegeaufwand.
Systemintegration über Schnittstellen (API). Zwei Systeme tauschen Daten direkt aus. Das ist die stabilste Form der Automatisierung, weil sie ohne Umweg über eine Oberfläche funktioniert.
Robotic Process Automation (RPA). Ein Software-Roboter bedient eine Benutzeroberfläche wie ein Mensch. Sinnvoll bei Altsystemen ohne Schnittstelle, allerdings wartungsintensiv, weil jede Änderung an der Oberfläche den Roboter stoppt.
KI-gestützte Automatisierung. Übernimmt Schritte, die sich nicht in feste Regeln fassen lassen, etwa Dokumente lesen, Anliegen einordnen und Vorschläge erzeugen.
Die Frage lautet in der Praxis nie „RPA oder API“. Sie lautet, welcher Schritt womit am günstigsten stabil wird. Wir kombinieren dafür alle vier Formen.
Die Wirtschaftlichkeitsformel für das Automatisierungspotenzial
Rechnen Sie in vier Größen statt in Technik. Die Formel lautet Häufigkeit × Zeitaufwand × Fehlerkosten − Pflegeaufwand. Ein Vorgang, der zehnmal am Tag anfällt und je vier Minuten kostet, bindet über 130 Arbeitsstunden im Jahr. Ein Vorgang, der zweimal im Quartal anfällt, lohnt die Automatisierung fast nie, egal wie lästig er ist. Der letzte Term wird am häufigsten vergessen. Jede Automatisierung muss gepflegt werden, und wer den Pflegeaufwand nicht einplant, hat in zwei Jahren eine Automatisierung, die niemand mehr anfasst.
Warum Automatisierungsprojekte im Mittelstand am Sonderfall und an Schatten-Automatisierung scheitern
Sie scheitern am Sonderfall, selten am Standardfall. Ein Team beschreibt einen Prozess, stößt auf zwölf Ausnahmen und versucht, alle zwölf abzubilden. Das Ergebnis ist ein Regelwerk, das niemand mehr versteht und niemand mehr ändern will. Der bessere Weg besteht darin, den Standardfall vollständig zu automatisieren und die Ausnahme sauber an einen Menschen zu übergeben. Achtzig Prozent automatisiert und zwanzig Prozent bewusst manuell schlägt hundert Prozent halbfertig.
In fast jedem gewachsenen Betrieb laufen außerdem Automatisierungen, von denen die IT nichts weiß, etwa Excel-Makros, private Skripte und selbstgebaute Flows. Sie funktionieren, bis die Person geht, die sie gebaut hat. Daraus folgen zwei Konsequenzen. Erstens gehört zu jeder Automatisierung eine Dokumentation; ein automatisierter Prozess ohne Dokumentation ist eine Verbindlichkeit und kein Vermögenswert. Zweitens ist eine bestehende Schatten-Automatisierung ein Fundstück und kein Ärgernis, denn sie beweist, dass sich der Vorgang lohnt.
Automatisierung auf Stufe 2 des DOpE-Modells
Im DOpE-Modell der Dögel GmbH gehört Automatisierung zu Stufe 2, dem vernetzten Betrieb. Darunter liegt die digitale Grundlage, darüber die datenbasierte Steuerung. Die Reihenfolge richtet sich nach Tragfähigkeit und nicht nach Wichtigkeit. Wer auf Stufe 1 automatisiert, automatisiert Unordnung. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
So beginnen Sie mit der Automatisierung
1. Erfassen. Notieren Sie eine Woche lang jeden Vorgang, der mehr als zweimal vorkommt und bei dem Daten von Hand von A nach B wandern.
2. Sortieren. Ordnen Sie die Liste nach Häufigkeit mal Zeitaufwand und nicht nach Ärgernis, denn beides fällt selten zusammen.
3. Prüfen. Steht der Prozess auf Stufe 1 solide? Wenn nein, ist die Grundlage die günstigere Investition.
Genau diese Liste erstellen wir bei der Dögel GmbH als Aufgaben-Katalog der DOpE-Analyse, nach Wirtschaftlichkeit sortiert und mit einer Aufwandsschätzung je Maßnahme. In der automatisierten Rechnungsverarbeitung setzen wir rund 70 Prozent weniger Bearbeitungszeit an, im administrativen Bereich 30 bis 40 Prozent weniger Aufwand, jeweils unter den Voraussetzungen, die auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence neben den Zahlen stehen.
Welche drei Vorgänge in Ihrem Betrieb ganz oben stehen, finden wir gemeinsam heraus. Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn sich die Automatisierung noch nicht lohnt.
Redaktion Dögel GmbH