Prozesse automatisieren lohnt sich nicht überall. Ob eine Automatisierung Geld spart oder Geld kostet, entscheidet sich an vier Größen, und daran, ob der Prozess darunter stabil ist. Was der Begriff genau bedeutet, steht im Glossar unter Automatisierung. Hier geht es um die Entscheidung davor: welche Vorgänge sich eignen, welche nicht, und woran Projekte im Mittelstand regelmäßig scheitern.
Arten der Prozessautomatisierung im Überblick
Workflow-Automatisierung. Regelbasierte Abläufe innerhalb eines Systems: Freigaben, Erinnerungen, Statuswechsel, Eskalationen. Schnell umgesetzt, geringer Pflegeaufwand.
Systemintegration über Schnittstellen (API). Zwei Systeme tauschen Daten direkt aus. Die stabilste Form der Automatisierung, weil sie ohne Umweg über eine Oberfläche funktioniert.
Robotic Process Automation (RPA). Ein Software-Roboter bedient eine Benutzeroberfläche wie ein Mensch. Sinnvoll bei Altsystemen ohne Schnittstelle, dafür wartungsintensiv: Jede Änderung an der Oberfläche stoppt den Roboter.
KI-gestützte Automatisierung. Übernimmt Schritte, die sich nicht in feste Regeln fassen lassen: Dokumente lesen, Anliegen einordnen, Vorschläge erzeugen.
Die Frage lautet nie „RPA oder API“, sondern welcher Schritt womit am günstigsten stabil wird. In der Praxis kombinieren wir alle vier.
Automatisierungspotenzial berechnen: die Wirtschaftlichkeitsformel
Rechnen Sie nicht in Technik, sondern in vier Größen:
„Häufigkeit × Zeitaufwand × Fehlerkosten − Pflegeaufwand.“
Ein Vorgang, der zehnmal am Tag anfällt und je vier Minuten kostet, bindet über 130 Arbeitsstunden im Jahr. Ein Vorgang, der zweimal im Quartal anfällt, lohnt die Automatisierung fast nie, egal wie lästig er ist.
Der letzte Term wird am häufigsten vergessen. Jede Automatisierung muss gepflegt werden. Wer den Pflegeaufwand nicht einplant, hat in zwei Jahren eine Automatisierung, die niemand mehr anfasst.
Warum Automatisierungsprojekte im Mittelstand scheitern
Nicht am Standardfall, sondern am Sonderfall. Ein Team beschreibt einen Prozess, stößt auf zwölf Ausnahmen und versucht, alle zwölf abzubilden. Das Ergebnis ist ein Regelwerk, das niemand mehr versteht und niemand mehr ändern will.
Der bessere Weg: Den Standardfall vollständig automatisieren, die Ausnahme sauber an einen Menschen übergeben. Achtzig Prozent automatisiert und zwanzig Prozent bewusst manuell schlägt hundert Prozent halbfertig, und zwar jedes Mal.
Schatten-Automatisierung erkennen und ablösen
In fast jedem gewachsenen Betrieb laufen Automatisierungen, von denen die IT nichts weiß: Excel-Makros, private Skripte, selbstgebaute Flows. Sie funktionieren, bis die Person geht, die sie gebaut hat.
Zwei Konsequenzen. Erstens gehört zu jeder Automatisierung eine Dokumentation; ein automatisierter Prozess ohne Dokumentation ist eine Verbindlichkeit, kein Vermögenswert. Zweitens ist eine bestehende Schatten-Automatisierung ein Fundstück, kein Ärgernis: Sie beweist, dass sich der Vorgang lohnt.
Automatisierung in der Digitalisierungsstrategie: Stufe 2 im DOpE-Modell
Im DOpE-Modell der Dögel GmbH gehört Automatisierung zu Stufe 2, dem vernetzten Betrieb. Darunter liegt die digitale Grundlage, darüber die datenbasierte Steuerung.
Die Reihenfolge ist keine Rangfolge nach Wichtigkeit, sondern eine nach Tragfähigkeit. Wer auf Stufe 1 automatisiert, automatisiert Unordnung. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?.
Prozessautomatisierung starten: die ersten drei Schritte
1. Erfassen. Notieren Sie eine Woche lang jeden Vorgang, der mehr als zweimal vorkommt und bei dem Daten von Hand von A nach B wandern.
2. Sortieren. Ordnen Sie die Liste nach Häufigkeit mal Zeitaufwand. Nicht nach Ärgernis, die beiden fallen selten zusammen.
3. Prüfen. Steht der Prozess auf Stufe 1 solide? Wenn nein, ist die Grundlage die günstigere Investition.
Genau diese Liste erstellen wir bei der Dögel GmbH als Aufgaben-Katalog der DOpE-Analyse: nach Wirtschaftlichkeit sortiert, mit einer Aufwandsschätzung je Maßnahme. In der automatisierten Rechnungsverarbeitung setzen wir rund 70 Prozent weniger Bearbeitungszeit an, im administrativen Bereich 30 bis 40 Prozent weniger Aufwand, jeweils unter den Voraussetzungen, die auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence neben den Zahlen stehen.
Sie wollen wissen, welche drei Vorgänge in Ihrem Betrieb ganz oben stehen? Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn sich die Automatisierung noch nicht lohnt.
Redaktion Dögel GmbH