Ein Use Case ohne Messgröße ist eine Idee. Was ein Use Case ist, steht im Glossar unter Use Case. Hier geht es um die Beschreibung: welche sechs Angaben dazugehören, wie Sie mehrere Anwendungsfälle vergleichbar machen und woran Sie einen erkennen, der nicht trägt.
Die sechs Angaben, die ein Use Case braucht
Auslöser. Was passiert, damit der Vorgang beginnt? Eine eingehende Rechnung, ein Anruf, ein Grenzwert, ein Termin.
Beteiligte. Wer ist involviert, in welcher Rolle, und wer entscheidet?
Ablauf. Die Schritte vom Auslöser bis zum Ergebnis, in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich passieren.
Ergebnis. Woran erkennt man, dass der Vorgang abgeschlossen ist? Ein Dokument, ein Status, eine Buchung.
Häufigkeit. Wie oft im Monat? Diese Zahl entscheidet über die Wirtschaftlichkeit, nicht das Ärgernis.
Messgröße. Was soll besser werden, in Zahlen? Durchlaufzeit, Fehlerquote, Bearbeitungsminuten.
Fehlt eine der sechs, ist der Use Case nicht unvollständig, sondern unentschieden. Am häufigsten fehlt die letzte.
Der Unterschied zwischen Use Case und Wunsch
Ein Wunsch beschreibt eine Lösung: „Wir wollen ein Dashboard.“ Ein Use Case beschreibt einen Vorgang mit Ergebnis: „Am Monatsende stellt die Produktionsleitung die Auslastung der drei Engpassanlagen zusammen; das dauert heute vier Stunden und ist am Tag der Erstellung veraltet.“
Der Unterschied ist nicht sprachlich. Der Wunsch legt die Technologie fest, bevor das Problem beschrieben ist, und schließt damit die bessere Lösung aus, die vielleicht gar kein Dashboard ist.
Anwendungsfälle vergleichbar machen
Bei zehn Ideen im Raum hilft eine Bewertung mit vier Spalten, jeweils von 1 bis 3:
Häufigkeit: wie oft der Vorgang anfällt. Aufwand heute: wie viel Zeit er bindet. Datenverfügbarkeit: ob die nötigen Daten schon vorliegen. Umsetzbarkeit: ob es ohne Vorprojekt geht.
Die Summe sortiert die Liste. Das Ergebnis ist keine Wahrheit, aber es beendet die Diskussion darüber, was zuerst kommt, und macht sichtbar, dass der spannendste Fall meist der mit der schlechtesten Datenlage ist.
Genau diese Sortierung ist bei der Dögel GmbH der Aufgaben-Katalog im DOpE-Verfahren: ein laufend gepflegtes Verzeichnis aller Maßnahmen, nach Wirtschaftlichkeit geordnet.
Woran Sie einen Use Case erkennen, der nicht trägt
Drei Warnzeichen. Erstens: Der Auslöser ist unklar, dann ist es kein Vorgang, sondern ein Zustand. Zweitens: Es gibt keine Häufigkeit, weil „das kommt immer mal vor“. Drittens: Der Use Case beginnt mit einer Technologie und sucht sich die Aufgabe dazu.
Das dritte Muster ist das teuerste. Es entsteht, wenn eine Technologie verfügbar wird und der Auftrag lautet, etwas damit zu machen. Wie sich das bei KI-Vorhaben auswirkt, steht im Beitrag Künstliche Intelligenz im Mittelstand.
Use Cases in der Digitalisierungsstrategie: der Einstieg in jede Stufe
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH ist der Use Case keine Stufe, sondern das Werkzeug, mit dem jede Stufe angegangen wird. Er beantwortet die Frage, was konkret besser werden soll, bevor entschieden wird, womit.
Er hat aber eine Voraussetzung: Der Ablauf muss bekannt sein. Ein Vorgang, den niemand vollständig beschreiben kann, ist zuerst ein Dokumentationsthema. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
Use Cases sammeln: die ersten drei Schritte
1. Zwei Wochen mitschreiben. Jeder im Team notiert Vorgänge, die mehr als zweimal vorkommen und Zeit kosten. Ohne Bewertung, nur sammeln.
2. Auf sechs Felder bringen. Jeder Kandidat bekommt die sechs Angaben von oben. Wer dabei ins Stocken kommt, hat den Fall noch nicht verstanden.
3. Sortieren und drei auswählen. Nach der Vier-Spalten-Bewertung. Mehr als drei parallel funktionieren im Mittelstand selten.
Diese drei Schritte lassen sich selbst gehen. Wer es strukturiert will, bekommt es als DOpE-Analyse: eine Problem-Landkarte und ein nach Wirtschaftlichkeit priorisierter Fahrplan. Was das Verfahren umfasst, steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein Anwendungsfall den Aufwand nicht wert ist.
Redaktion Dögel GmbH