Ein Use Case ohne Messgröße ist eine Idee. Was ein Use Case ist, steht im Glossar unter Use Case. Hier geht es um die Beschreibung, also um die sechs Angaben, die dazugehören, um den Vergleich mehrerer Anwendungsfälle und um die Merkmale eines Falls, der nicht trägt.
Die sechs Angaben, die ein Use Case braucht
Auslöser. Das Ereignis, mit dem der Vorgang beginnt, etwa eine eingehende Rechnung, ein Anruf, ein Grenzwert oder ein Termin.
Beteiligte. Wer mitwirkt, in welcher Rolle, und wer am Ende entscheidet.
Ablauf. Die Schritte vom Auslöser bis zum Ergebnis, in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich passieren.
Ergebnis. Das Merkmal, an dem der Abschluss erkennbar ist, etwa ein Dokument, ein Status oder eine Buchung.
Häufigkeit. Wie oft der Vorgang im Monat anfällt. Diese Zahl entscheidet über die Wirtschaftlichkeit, nicht das Ärgernis.
Messgröße. Was in Zahlen besser werden soll, etwa Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Bearbeitungsminuten.
Fehlt eine der sechs Angaben, ist der Anwendungsfall noch nicht entschieden. Am häufigsten fehlt die letzte.
Der Unterschied zwischen Use Case und Wunsch
Ein Wunsch beschreibt eine Lösung, etwa „Wir wollen ein Dashboard.“ Ein Use Case beschreibt einen Vorgang mit Ergebnis, etwa „Am Monatsende stellt die Produktionsleitung die Auslastung der drei Engpassanlagen zusammen; das dauert heute vier Stunden und ist am Tag der Erstellung veraltet.“ Der Unterschied ist nicht sprachlich. Der Wunsch legt die Technologie fest, bevor das Problem beschrieben ist, und schließt damit die bessere Lösung aus, die vielleicht gar kein Dashboard ist.
Anwendungsfälle vergleichbar machen
Bei zehn Ideen im Raum hilft eine Bewertung mit vier Spalten, jeweils von 1 bis 3:
Häufigkeit. Wie oft der Vorgang anfällt.
Aufwand heute. Wie viel Zeit er bindet.
Datenverfügbarkeit. Ob die nötigen Daten schon vorliegen.
Umsetzbarkeit. Ob es ohne Vorprojekt geht.
Die Summe sortiert die Liste. Das Ergebnis ist keine Wahrheit, aber es beendet die Diskussion darüber, was zuerst kommt, und macht sichtbar, dass der spannendste Fall meist der mit der schlechtesten Datenlage ist. Diese Sortierung entspricht bei der Dögel GmbH dem Aufgaben-Katalog im DOpE-Verfahren, einem laufend gepflegten Verzeichnis aller Maßnahmen, nach Wirtschaftlichkeit geordnet.
Woran Sie einen Use Case erkennen, der nicht trägt
Drei Muster deuten darauf hin. Beim ersten bleibt der Auslöser unklar, dann beschreibt der Fall einen Zustand und keinen Vorgang. Beim zweiten fehlt die Häufigkeit, weil „das kommt immer mal vor“. Beim dritten beginnt der Use Case mit einer Technologie und sucht sich die Aufgabe dazu. Das dritte Muster ist das teuerste. Es entsteht, wenn eine Technologie verfügbar wird und der Auftrag lautet, etwas damit zu machen. Wie sich das bei KI-Vorhaben auswirkt, steht im Beitrag Künstliche Intelligenz im Mittelstand.
In der Digitalisierungspyramide der Dögel GmbH bildet der Use Case keine eigene Stufe. Er ist das Werkzeug, mit dem jede Stufe angegangen wird, und er beantwortet die Frage, was konkret besser werden soll, bevor entschieden wird, womit. Eine Voraussetzung hat er trotzdem. Der Ablauf muss bekannt sein, denn ein Vorgang, den niemand vollständig beschreiben kann, ist zuerst ein Dokumentationsthema. Mehr dazu im Beitrag Was ist Digital Operational Excellence?
So sammeln Sie die ersten Use Cases
Schreiben Sie zwei Wochen lang mit. Jeder im Team notiert Vorgänge, die mehr als zweimal vorkommen und Zeit kosten, zunächst ohne Bewertung. Bringen Sie jeden Kandidaten anschließend auf die sechs Angaben von oben. Wer dabei ins Stocken kommt, hat den Fall noch nicht verstanden. Sortieren Sie zuletzt nach der Vier-Spalten-Bewertung und wählen Sie drei Fälle aus. Mehr als drei parallel funktionieren im Mittelstand selten.
Das können Sie intern übernehmen. Wer es strukturiert will, bekommt es als DOpE-Analyse mit einer Problem-Landkarte und einem nach Wirtschaftlichkeit priorisierten Fahrplan. Mehr zum Verfahren steht auf unserer Seite zu Digital Operational Excellence.
Sprechen Sie uns an. Auch das gehört zur Beratung: Wir sagen Ihnen, wenn ein Anwendungsfall den Aufwand nicht wert ist.
Redaktion Dögel GmbH